Administratief -en Secretarieel medewerker

Is het eerste aanspreekpunt van de vestiging en het visitekaartje van de organisatie. Onderhoudt goede contacten met leerling-werknemers, (leer)bedrijven, cursisten en docenten. Is verantwoordelijk voor de administratieve verwerking van urenregistratie van leerling- werknemers en facturatie aan debiteuren. Is ondersteunend aan de leerlingbegeleiding en verricht ondersteunde taken t.b.v. salarisadministratie. Verantwoordelijk voor de administratieve -en secretariële verwerking van instroom, doorstroom en uitstroom van leerling-werknemers in samenwerking met (secr. ondersteuning) leerlingbegeleiding. Ondersteunt de vestiging op het gebied van facilitaire zaken, kantoorbeheer en organisatie-brede activiteiten. Legt verantwoording af en rapporteert aan de bedrijfsleider.

 

Verantwoordelijkheden:

1. Verantwoordelijk voor goed dossierbeheer van leerling-werknemers, zowel fysiek als digitaal;
2. Verantwoordelijk voor administratieve verwerking van urenregistratie leerling-werknemers;
3. Verantwoordelijk voor administratieve -en secretariële verwerking van instroom, doorstroom en uitstroom van leerlingen;
4. Verantwoordelijk voor wekelijkse facturatie aan debiteuren;

Taken

T.b.v. receptie -en facilitaire taken:

• Ontvangen en doorverwijzen van bezoekers, leerlingen, docenten etc.
• Beantwoorden en doorverbinden van telefoonverkeer;
• Afhandelen van algemene vragen en aanmeldingen van nieuwe leerling-werknemers (en zo nodig doorverwijzen naar de juiste persoon);
• Verwerken en verdelen van binnenkomende en uitgaande post;
• Ordenen en onderhouden van balie -of kantooromgeving;
• Beheer van kleine artikelen en facilitaire werkzaamheden (bestellen bij AH, verzorging van planten en bijhouden van kitchenette);
• Ondersteuning bieden en/of actief bijdrage leveren aan organisatie-brede activiteiten en/of evenementen, zoals: voorlichtingen (open dagen), netwerkbijeenkomsten of cursussen etc.

 

T.b.v. Administratieve -en secretariële  taken:

• Beheer van emails in algemene info-box;
• Registratie van ziekmeldingen in administratieve systemen en doorgeven aan betreffende collega’s;
• Verzorgen van de complete urenregistratie van leerling-werknemers;
• Rapporteren en/of doorgeven van wijzigingen of afwijkingen in reguliere werkuren van leerling-werknemers aan leerlingbegeleiding en/of salarisadministratie.;
• Invoeren en verwerken van mutaties t.b.v. gegevens (leerling)werknemers in administratieve systemen;
• Opstellen, bijhouden en archiveren van leerlingendossiers, zowel fysiek als digitaal;
• Coördineren, bijhouden en verwerken van BVPO/POK en behalen diploma’s i.s.m. de school;
• Verzorgen van standaard administratieve -en secretariële handelingen en correspondentie t.b.v. van instroom, uitstroom en doorstroom van leerling-werknemers in samen werking met (secr. ondersteuning) leerlingbegeleiding;

Optioneel:

• Vestiging gebonden of vestiging overstijgende plustaken, in overleg met leidinggevende uit te voeren.

 

Functie-eisen (opleiding, ervaring en competenties)

1. Afgeronde secretariële of administratieve opleiding, minimaal MBO-4 niveau;
2. Minimaal 3-5 jaar relevante werkervaring en affiniteit met onze doelgroep;
3. Uitstekende kennis van Nederlandse taal in woord en geschrift;
4. Vaardig in het werken met geautomatiseerde systemen t.b.v. financiële administratie;
5. Goede kennis van MS Office-pakket (Word en Excel), email en internet;
6. Kan goed plannen en organiseren en is klantvriendelijk;
7. Kan oplossingsgericht denken, secuur werken en is stressbestendig
8. Kan goed relativeren, is collegiaal, flexibel en beschikt over een gezonde dosis humor;
9. Stelt zich open op bij veranderingen en denkt mee in het bedrijf: hij/zij is veranderingsbereid wanneer dat nodig is.

Wat bieden wij?

• – Werken in een uitdagende innovatieve setting binnen een informeel team
• – Een goed salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden volgens CAO bouwnijverheid

 

Contactinformatie

• Ben je geïnteresseerd, stuur dan een motivatiebrief met CV vóór 15 mei 2022 naar Bouwmensen West, t.a.v. Wim Schouten of per mail naar info@bouwmensen-west.nl . Voor vragen kunt u telefonisch contact opnemen met Wim Schouten op 015-2620802.