Administratief -en Secretarieel medewerker

Is het eerste aanspreekpunt van de vestiging en het visitekaartje van de organisatie. Onderhoudt goede contacten met leerling-werknemers, (leer)bedrijven, cursisten en docenten. Is verantwoordelijk voor de administratieve verwerking van urenregistratie van leerling- werknemers en facturatie aan debiteuren. Is ondersteunend aan de leerlingbegeleiding en verricht ondersteunde taken t.b.v. salarisadministratie. Verantwoordelijk voor de administratieve -en secretariële verwerking van instroom, doorstroom en uitstroom van leerling-werknemers in samenwerking met (secr. ondersteuning) leerlingbegeleiding. Ondersteunt de vestiging op het gebied van facilitaire zaken, kantoorbeheer en organisatie-brede activiteiten. Legt verantwoording af en rapporteert aan de bedrijfsleider.
Verantwoordelijkheden:
- Verantwoordelijk voor goed dossierbeheer van leerling-werknemers, zowel fysiek als digitaal;
- Verantwoordelijk voor administratieve verwerking van urenregistratie leerling-werknemers;
- Verantwoordelijk voor administratieve -en secretariële verwerking van instroom, doorstroom en uitstroom van leerlingen;
- Verantwoordelijk voor wekelijkse facturatie aan debiteuren;
Taken
T.b.v. receptie -en facilitaire taken:
- Ontvangen en doorverwijzen van bezoekers, leerlingen, docenten etc.
- Beantwoorden en doorverbinden van telefoonverkeer;
- Afhandelen van algemene vragen en aanmeldingen van nieuwe leerling-werknemers (en zo nodig doorverwijzen naar de juiste persoon);
- Verwerken en verdelen van binnenkomende en uitgaande post;
- Ordenen en onderhouden van balie -of kantooromgeving;
- Beheer van kleine artikelen en facilitaire werkzaamheden (bestellen bij AH, verzorging van planten en bijhouden van kitchenette);
- Ondersteuning bieden en/of actief bijdrage leveren aan organisatie-brede activiteiten en/of evenementen, zoals: voorlichtingen (open dagen), netwerkbijeenkomsten of cursussen etc.
T.b.v. Administratieve -en secretariële taken:
- Beheer van emails in algemene info-box;
- Registratie van ziekmeldingen in administratieve systemen en doorgeven aan betreffende collega’s;
- Verzorgen van de complete urenregistratie van leerling-werknemers;
- Rapporteren en/of doorgeven van wijzigingen of afwijkingen in reguliere werkuren van leerling-werknemers aan leerlingbegeleiding en/of salarisadministratie.;
- Invoeren en verwerken van mutaties t.b.v. gegevens (leerling)werknemers in administratieve systemen;
- Opstellen, bijhouden en archiveren van leerlingendossiers, zowel fysiek als digitaal;
- Coördineren, bijhouden en verwerken van BVPO/POK en behalen diploma’s i.s.m. de school;
- Verzorgen van standaard administratieve -en secretariële handelingen en correspondentie t.b.v. van instroom, uitstroom en doorstroom van leerling-werknemers in samen werking met (secr. ondersteuning) leerlingbegeleiding;
Optioneel:
- Vestiging gebonden of vestiging overstijgende plustaken, in overleg met leidinggevende uit te voeren.
Functie-eisen (opleiding, ervaring en competenties)
- Afgeronde secretariële of administratieve opleiding, minimaal MBO-4 niveau;
- Minimaal 3-5 jaar relevante werkervaring en affiniteit met onze doelgroep;
- Uitstekende kennis van Nederlandse taal in woord en geschrift;
- Vaardig in het werken met geautomatiseerde systemen t.b.v. financiële administratie;
- Goede kennis van MS Office-pakket (Word en Excel), email en internet;
- Kan goed plannen en organiseren en is klantvriendelijk;
- Kan oplossingsgericht denken, secuur werken en is stressbestendig
- Kan goed relativeren, is collegiaal, flexibel en beschikt over een gezonde dosis humor;
- Stelt zich open op bij veranderingen en denkt mee in het bedrijf: hij/zij is veranderingsbereid wanneer dat nodig is.
Wat bieden wij?
- – Werken in een uitdagende innovatieve setting binnen een informeel team
- – Een goed salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden volgens CAO bouwnijverheid
Contactinformatie
- Ben je geïnteresseerd, stuur dan een motivatiebrief met CV vóór 15 mei 2022 naar Bouwmensen West, t.a.v. Wim Schouten of per mail naar info@bouwmensen-west.nl . Voor vragen kunt u telefonisch contact opnemen met Wim Schouten op 015-2620802.