Administratief -en Secretarieel medewerker

Is het eerste aanspreekpunt van de vestiging en het visitekaartje van de organisatie. Onderhoudt goede contacten met leerling-werknemers, (leer)bedrijven, cursisten en docenten. Is verantwoordelijk voor de administratieve verwerking van urenregistratie van leerling- werknemers en facturatie aan debiteuren. Is ondersteunend aan de leerlingbegeleiding en verricht ondersteunde taken t.b.v. salarisadministratie. Verantwoordelijk voor de administratieve -en secretariële verwerking van instroom, doorstroom en uitstroom van leerling-werknemers in samenwerking met (secr. ondersteuning) leerlingbegeleiding. Ondersteunt de vestiging op het gebied van facilitaire zaken, kantoorbeheer en organisatie-brede activiteiten. Legt verantwoording af en rapporteert aan de bedrijfsleider.

 

Verantwoordelijkheden:

  1. Verantwoordelijk voor goed dossierbeheer van leerling-werknemers, zowel fysiek als digitaal;
  2. Verantwoordelijk voor administratieve verwerking van urenregistratie leerling-werknemers;
  3. Verantwoordelijk voor administratieve -en secretariële verwerking van instroom, doorstroom en uitstroom van leerlingen;
  4. Verantwoordelijk voor wekelijkse facturatie aan debiteuren;

Taken

T.b.v. receptie -en facilitaire taken:

  • Ontvangen en doorverwijzen van bezoekers, leerlingen, docenten etc.
  • Beantwoorden en doorverbinden van telefoonverkeer;
  • Afhandelen van algemene vragen en aanmeldingen van nieuwe leerling-werknemers (en zo nodig doorverwijzen naar de juiste persoon);
  • Verwerken en verdelen van binnenkomende en uitgaande post;
  • Ordenen en onderhouden van balie -of kantooromgeving;
  • Beheer van kleine artikelen en facilitaire werkzaamheden (bestellen bij AH, verzorging van planten en bijhouden van kitchenette);
  • Ondersteuning bieden en/of actief bijdrage leveren aan organisatie-brede activiteiten en/of evenementen, zoals: voorlichtingen (open dagen), netwerkbijeenkomsten of cursussen etc.

 

T.b.v. Administratieve -en secretariële  taken:

  • Beheer van emails in algemene info-box;
  • Registratie van ziekmeldingen in administratieve systemen en doorgeven aan betreffende collega’s;
  • Verzorgen van de complete urenregistratie van leerling-werknemers;
  • Rapporteren en/of doorgeven van wijzigingen of afwijkingen in reguliere werkuren van leerling-werknemers aan leerlingbegeleiding en/of salarisadministratie.;
  • Invoeren en verwerken van mutaties t.b.v. gegevens (leerling)werknemers in administratieve systemen;
  • Opstellen, bijhouden en archiveren van leerlingendossiers, zowel fysiek als digitaal;
  • Coördineren, bijhouden en verwerken van BVPO/POK en behalen diploma’s i.s.m. de school;
  • Verzorgen van standaard administratieve -en secretariële handelingen en correspondentie t.b.v. van instroom, uitstroom en doorstroom van leerling-werknemers in samen werking met (secr. ondersteuning) leerlingbegeleiding;

Optioneel:

  • Vestiging gebonden of vestiging overstijgende plustaken, in overleg met leidinggevende uit te voeren.

 

Functie-eisen (opleiding, ervaring en competenties)

  1. Afgeronde secretariële of administratieve opleiding, minimaal MBO-4 niveau;
  2. Minimaal 3-5 jaar relevante werkervaring en affiniteit met onze doelgroep;
  3. Uitstekende kennis van Nederlandse taal in woord en geschrift;
  4. Vaardig in het werken met geautomatiseerde systemen t.b.v. financiële administratie;
  5. Goede kennis van MS Office-pakket (Word en Excel), email en internet;
  6. Kan goed plannen en organiseren en is klantvriendelijk;
  7. Kan oplossingsgericht denken, secuur werken en is stressbestendig
  8. Kan goed relativeren, is collegiaal, flexibel en beschikt over een gezonde dosis humor;
  9. Stelt zich open op bij veranderingen en denkt mee in het bedrijf: hij/zij is veranderingsbereid wanneer dat nodig is.

Wat bieden wij?

  • – Werken in een uitdagende innovatieve setting binnen een informeel team
  • – Een goed salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden volgens CAO bouwnijverheid

 

Contactinformatie

  • Ben je geïnteresseerd, stuur dan een motivatiebrief met CV vóór 15 mei 2022 naar Bouwmensen West, t.a.v. Wim Schouten of per mail naar info@bouwmensen-west.nl . Voor vragen kunt u telefonisch contact opnemen met Wim Schouten op 015-2620802.